Channelmanagers uitgelicht

Eerder heb ik al een artikel geschreven over de verschillende boekingssystemen. Hieruit kwam naar voren dat veel mensen wel vragen hebben over een channelmanager. Vragen als “wat is nu precies een channelmanager?” en “wanneer gebruik je die in plaats van een reserveringsplugin op de website?”.

Een channelmanager

Eigenlijk is de benaming verkeerd. Een channelmanager is ‘slechts’ een deel van het gehele software pakket wat men hiermee aanduidt. Over het algemeen bestaat een ‘channelmanager’ uit minimaal 3 componenten:

1. Een PMS systeem oftewel een Property Management System
2. Een Bookingsengine, oftewel een systeem om te kunnen reserveren
3. Een Channelmanager, oftewel een systeem om je boekingen te synchroniseren

Wat doen nu deze systemen en waarvoor zet je ze in?

Property Management Systeem

Bij een accommodatie beheer systeem, vrije vertaling van PMS, gaat het om het beheren van alle reeds gemaakte reserveringen. Nadat een reservering gemaakt is kan het systeem automatisch voor jou een bevestigingsemail verzenden. Ook facturen en andere emails kan je allemaal geautomatiseerd laten verzenden. Wijzigingen in reserveringen vallen meteen door. Zelf gebruik ik dit gedeelte om mijn gastenadministratie te beheren. Voor het verzenden van automatische emails op diverse momenten. Denk hierbij aan bevestiging van de reservering en enkele dagen voor aankomst nog een welkomsberichtje. Ook na vertrek nog een berichtje met daarin een verzoek voor een review. Bij rechtstreekse boekingen via de website worden er direct ook facturen verstuurd.

Tevens maakt ik ook gebruik van de vele rapportage mogelijkheden. Niet alleen voor mijn administratie en de belastingdienst maar ook om inzichtelijk via welke kanalen het meest geboekt is. Hoeveel nachten, hoeveel personen en welke nationaliteiten. Kortom als je het systeem optimaal benut hoef je werkelijk niets meer handmatig bij te houden. Je krijgt zelfs veel meer.

Bookings Engine

Het reserveringssysteem zelf is tegenwoordig bijna een noodzaak voor je accommodatie. Nog niet zo heel lang geleden was het heel gebruikelijk om email te sturen naar een accommodatie. Hierin vroeg je om de beschikbaarheid, de prijs, de extra mogelijkheden en wat je verder nog wilde weten. Na het antwoord, ook weer per email, kon je dan een reservering aanvragen per email.

Dit is niet meer van deze tijd. Men wil graag direct zien wanneer een accommodatie beschikbaar is en wat deze kost. Vervolgens wil men ook direct kunnen reserveren. Ook meteen (een deel) betalen is helemaal prettig. Met een compleet pakket kan men direct reserveren via de bookings engine. De reservering en alle gegevens vallen vervolgens direct door in Property Management System.

PS: Let er wel even op dat je privacybeleid op orde is en je mensen ook in kennis stelt van het privacybeleid voordat je de gegevens verzameld!

Channelmanager

Zo komen we dan bij de eigenlijke channelmanager. Dit is niets anders dan een stukje software wat de diverse reserveringssystemen aan elkaar koppelt. Echter vooral ook synchroniseert. Hierbij is altijd je eigen reserveringssysteem leidend. Hierbij wordt de beschikbaarheid gesynchroniseerd van jouw accommodaties. Bij veel OTA’s (Online Travel Agency) is het mogelijk om ook jouw prijzen, kamerinformatie, gasteninformatie, annuleringsvoorwaarden en nog veel meer ook te synchroniseren. Veelal wordt hierbij gebruik gemaakt van XML code. In XML worden met de codes de structuur en betekenis van uw gegevens gedefinieerd. Dit is niet bij alle OTA’s mogelijk en in die gevallen maakt men gebruik van Ical. i-Calender geeft je de mogelijkheid een zogenaamd ICS bestand te generen van een reservering.

5 channelmanagers op een rijtje

Ik heb mij beperkt tot de 5 meest bekende channelmanagers voor de Engelstalige- en Nederlandstalige markt. Er zijn heel veel aanbieders op de markt. Wil je meer weten over één van de anderen dan kijk ik graag met je mee naar de mogelijkheden. Om tot een eerlijk prijs- en mogelijkheden vergelijk te komen heb ik de volgende aantallen aangehouden:

4 kamers (of verblijven) | elke kamer 7 koppelingen met OTA’s waaronder 2 ical koppelingen.

Met deze vergelijking heb ik gebruik gemaakt van de informatie van de websites van de aanbieders alsook van mijn eigen ervaringen voor klanten. Zelf ben ik gespecialiseerd in Beds24. Voor een kleinschalige accommodatie komt deze mijns inziens het beste uit de verf voor de prijs-kwaliteit verhouding.

Meer informatie: Siteminder | Smoobu | Beds24 |   Roomraccoon | Enviio | Mytourist

Opvolging channelmanagers

Op veler verzoek heb ik nog een vijftal channelmanagers naast elkaar gezet.

Natuurlijk zijn er nog veel en veel meer. Allemaal met voor- en nadelen. Denk bijvoorbeeld aan Travelnest, Lodgify, Avaibook, Stays en Roomcloud. Als je hier meer over wilt weten neem dan gerust contact met mij op.