Boekingssysteem vakantieverhuur

Boekingssysteem voor je vakantieverhuur of een agenda?
Boekingssysteem vakantieverhuur 5

Zoals sommigen wellicht weten heb ik naast Portugalore ook een kleinschalige Bed and Breakfast in Portugal. Het is vandaar uit een kleine stap om me meer te verdiepen in de diverse mogelijkheden voor een boekingssysteem voor vakantieverhuur. Hoe heb jij dit geregeld? Heb je al wat geregeld of ‘rommel’ je nog wat aan? Hieronder zal ik de 3 meest voorkomende boekingssystemen bespreken. Ik spreek in dit artikel over boekingssysteem maar lees hier gerust voor manieren om je boekingen te regelen en te monitoren. Er is geen eenduidig woord.

Contactformulier als boekingssysteem

Agenda via boekingsformulier in het boekingssysteem

Veel voornamelijk kleinere accommodaties maken graag gebruik van een contactformulier. Hierbij is het niet mogelijk om rechtstreeks te boeken via de website. De gasten dienen dan altijd eerst een aanvraag in te dienen. Zij moeten dan ook maar afwachten of de door hen gewenste periode nog beschikbaar is.

Veelal ervaren potentiële gasten dit als vervelend. Zeker in een wereld waarin alles digitaal gaat en men snel iets wil regelen. Aan de andere kant is dit voor de accommodatie eigenaar ook veel werk. Elke aanvraag moet per slot van rekening handmatig verwerkt worden. Als er niet alleen boekingen binnen kunnen komen via je website maar ook via OTA’s dan bestaat er zelfs ook de kans op een dubbele boeking.

OTA’s zijn Online Travel Agencies zoals Booking, Tripadvisor en Airbnb. Een dubbele boeking is altijd vervelend. Wie zeg je af? De boeking van 3 dagen via een OTA of de boeking via je website van 10 dagen. In het eerste geval betaal je een boete of erger kom je op een zwarte lijst. In het tweede geval stel je mensen teleur die je eerst blij gemaakt hebt. Ook niet goed voor de reclame.

Voordelen en nadelen contactformulier

Voordelen contactformulier

  • Het is een gratis manier voor een boekingssysteem
  • Je hebt de ‘keuze’ voor bij jou passende gasten meer in de hand

Nadelen contactformulier

  • Alles moet je handmatig verwerken
  • Vergroot de kans op dubbele boekingen
  • Gasten weten niet direct waar zij aan toe zijn en dit kan er toe leiden dat ze elders iets reserveren

Een plugin als boekingssysteem

Een boekingsplugin is een goed alternatief als je iets meer wilt dan een contactformulier. Bij een goede bookingsplugin kan je niet alleen al je reserveringen bijhouden maar ook je prijzen en meer. De plugin installeer je net als alle andere plugins voor WordPress op je wp-admin dashboard. In de plugin kan je vervolgens alle gegevens omtrent jouw accommodatie instellen. Afhankelijk van de gekozen plugin beperkt dit zich tot de verblijfunits, prijzen alsook extra’s. Echter in veel plugins kan je ook de volledige adresgegevens, locatie, contactgegevens en ook andere vaste informatie verwerken.

Doorgaans is het ook mogelijk om standaard emails te genereren als men een reservering plaatst. Hierin kan je bijvoorbeeld informatie opnemen over de aanbetaling alsook inchecktijden en route. Afhankelijk van de gekozen plugin kan je in geval van een meertalige website de pluginopties ook vertalen. Genoemde mogelijkheden zijn gelden doorgaans voor alle plugins in de gratis versie.

Wil je echt optimaal gebruik maken van een boekingsplugin dan kan je beste een betaalde versie aanschaffen. Prijzen zijn divers maar tussen de € 50 en € 80 heb je al redelijk veel keus. Ook keuze voor goede plugins. Goede plugins hebben een aantal eigenschappen gemeen boven de eerder genoemde mogelijkheden. Let bij een plugin als boekingssysteem op de volgende mogelijkheden:

  • Mogelijkheid tot synchronisatie met de meest voorkomende OTA’s
  • Mogelijkheid tot synchronisatie met andere platforms
  • De optie voor het versturen van automatische emails
  • Instellen van betalingsmogelijkheden

Voor- en nadelen boekingsplugin

Voordelen plugin

  • Complete beschikbaarheids- en boekingskalender
  • Mogelijkheid tot synchroniseren met OTA’s en platforms
  • Meertaligheid in combinatie website
  • Voegt zich naar uiterlijk website
  • Mogelijkheden voor automatische emails, beperkte gastenregistratie en betalingsmogelijkheden

Nadelen plugin

  • Eenmalige aanschafkosten
  • Support maximaal 6 maanden
  • Zelf updaten en vernieuwingen/aanpassingen doorvoeren
  • Kan alleen bereikt worden via dashboard van WordPress.
  • Kalender kan niet extern gebruikt worden op andere platforms

Extern boekingsplatform – channelmanager

Tot slot is er software middels een extern boekingsplatform die ingezet kan worden voor het beheren van het gehele reserveringssysteem. Verreweg de meest voorkomende en ook gebruikte vorm voor vakantieverhuur is een channelmanager. Strikt genomen is channelmanager niet de goede benaming. Een channelmanager is slechts een onderdeel van het gehele boekingssysteem welke zorgt voor de verbindingen. In dit artikel noem ik het voor de duidelijkheid wel even zo.

channelmanager boekingssysteem boekingsplatform
Boekingssysteem vakantieverhuur 6
Airbnb via channelmanager
Boekingssysteem vakantieverhuur 7

Een channelmanager is verreweg het meest uitgebreide onder de diverse boekingssystemen. Ik noem het ook weleens de directie secretaresse van de accommodatie. Zij, aangezien ze kan multitasken moet het vrouwelijk zijn, regelt praktisch alles voor je. Als compleet boekingssysteem kan je verschillende prijzen voor de diverse platformen invoeren. Niet alleen afwijkende prijzen maar ook afwijkende voorwaarden. De channelmanager verstuurt op diverse momenten van te voren ingestelde gepersonaliseerde emails. Zij regelt de betalingen, maakt facturen en ook diverse rapportages. Ook het gastenmanagent is doorgaans zeer compleet. Al met al is een channelmanager zoveel meer dan een boekingssysteem.

Een channelmanager synchroniseert met de meeste OTA’s én heeft ook de mogelijkheid voor handmatige synchronisaties middels ical. Channelmanagers zijn goed in te voegen op je website waarbij je vaak de keuze hebt uit diverse layouts. Deze layouts kan je doorgaans ook nog aanpassen zodat het goed bij de layout van je website past. Aangezien een channelmanager een extern boekingssysteem is kan je deze ook ‘los’ gebruiken bij bijvoorbeeld Google maps. Deze leidt je direct naar je externe boekingsplatform.

Voor- en nadelen channelmanager

Voordelen channelmanager

  • Alles in één
  • Nooit meer kans op dubbele boekingen
  • Neemt veel werk uit handen
  • Regie blijft in eigen hand
  • Je kan makkelijk eenmalige acties en/of last minutes en andere tijdelijke aanpassingen doen
  • Wijzigingen hoef je maar op één plek door te voeren. Namelijk in de channelmanager en alles synchroniseert mee
  • Bedieningsdashboard is extern dus ook door werknemers goed te bedienen
  • Makkelijk middels codes en/of plugin te integreren op de website

Nadelen channelmanager

  • Je betaalt een maandelijkse bijdrage. De prijzen lopen sterk uiteen tussen de diverse aanbieders
  • Het instellen vraagt iets meer tijd en aandacht

Wij helpen kiezen

Ondanks wellicht een eigen voorkeur voor een channelmanager begrijp ik heel goed dat dit lang niet voor iedereen geldt. Ik help je graag met het maken van een weloverwogen keuze. Welke boekingssysteem past het beste bij jou! Daar gaat het om, het moet voor jou goed werkbaar zijn en goed voelen.