Onze missie was om tijdens het rondje instanties Portugal zoveel mogelijk op één dag geregeld te krijgen. Waar krijg je mee te maken als je emigratie een feit is. Tevens wil deze klant op redelijke termijn ook een alojamento local beginnen.
Rondje instanties Portugal
Eerlijk is eerlijk deze klanten hadden al een NIF nummer, een bankrekening, een huis én zijn al ingeschreven als resident in Portugal. Een behoorlijke hobbel was al eerder genomen. Echter sinds een kleine week wonen zij ook daadwerkelijk in Portugal en was de tijd gekomen voor de rest. Daar zij de taal nog niet machtig zijn én zij ook nog niet erg thuis zijn in de Portugese papierwinkel hadden ze mij gevraagd om mee te gaan. De belangrijkste tip die ik je kan meegegeven is:
Neem bij een rondje instanties in Portugal al je belangrijke documenten mee!
Ons lijstje zag er als volgt uit:
- Centro de Saúde voor een numero de útente voor beiden
- Finanças voor het inschrijven van de aktiviteit 55201: Alojamento Local Moradia. Mijn cliënte wil in de nabije toekomst mindfulness retreatweken gaan geven en tevens fungeren als guesthouse.
- Segurança Social, om in te schrijven als zelfstandige voor de sociale verzekeringen.
- Câmara Municipal voor de Alojamento Local licentie.
1. Centro de Saúde
Hoewel elke Portugese ingezetene recht heeft op gratis basiszorg én je voor het krijgen van deze zorg een numero de útente moet hebben gebeurd het nog regelmatig dat men dit maar met moeite zomaar krijgt. Men vraagt nog te vaak naar papieren of inschrijvingsbewijzen van andere instanties die helemaal niet nodig zijn. Als je echter goed voorbereid binnen komt én duidelijk vertelt wat je komt doen dan maak je kans dat de aanvraag soepel verloopt. In ons geval kregen wij het nummer niet direct mee want de dokter moet eerst nog even tekenen voor akkoord. Over 2 weken ligt het klaar.
Tip: Check even of in jouw plaats wellicht ook een centro de saúde zit. Je hoeft niet altijd automatisch naar de dichtsbijzijnde grotere plaats.
2. Op naar de Finanças
Hier ging mijn cliënte zich inschrijven als zelfstandige. In Portugal noemt men dat een ‘activiteit melden’. Uiteraard moet je ook hiervoor weer een aantal papieren en formulieren inleveren. Dit mogen trouwens ook kopieën zijn.
Kom goed beslagen ten ijs. Weet derhalve welke bedrijfsvorm en boekhoudkundige vorm je wil. Bepaal ook van te voren je verwachte globale bruto omzet op maandbasis. Nadat alle formaliteiten zijn voldaan sta je na enige tijd weer op straat. Je hebt dan wel meteen een nieuw origineel document wat je goed mag bewaren. Je kan vanaf heden je verkoopfacturen inbrengen in het portal van de Finanças.
Tip 1: Laat meteen even controleren en/of aanpassen of je huidige Portugese adres op je papier van je NIF nummer staat.
Tip 2: Controleer ook meteen of je kan inloggen in het portal van de Finanças anders moet je dat op een ander moment alsnog regelen.
3. Segurança Social
De lastigste van het rijtje is denk ik wel de Segurança Social. Zeker nu wij eigenlijk nog niet beschikten over het meest belangrijke formulier: een S/E formulier waarmee je aantoont dat je niet langer in je moederland verzekerd bent. We troffen echter een medewerker die het ook allemaal niet zo goed wist. Aan mij derhalve de taak om mijn cliënten door het proces te loodsen zonder dat er om de bewuste papieren gevraagd ging worden.
Het doel was ook hier tweeledig: mijn cliënte aanmelden voor de sociale verzekeringen én haar echtgenoot aanmelden als familielid. Ook hier weer de nodige kopieën achtergelaten van allerlei belangrijke documenten. Formulieren ingevuld tot aan de naam van vader en moeder aan toe. Wees gerust deze kunnen echt niet gecontroleerd worden, net zo min als het verzekeringsnummer als je vervolgens weer niet de maatschappij hoeft op te geven.
Eerlijk gezegd verwacht ik hier nog wel een kleine hobbel. Ik verwacht dat er nog een verzoek komt om het toch wel belangrijke E104 formulier op te sturen. Zo niet dan mogen we ook hiervan over ca. 15 dagen een brief met inschrijvingsnummer tegemoet zien.
Tip: Vraag voordat je naar de Segurança Social gaat het Europese overschrijvingsformulier aan bij je verzekering in Nederland of België.
4. Câmara Municipal
Fijn dat de rest allemaal loopt en geregeld is. Nu komt het leukste deel: het aanvragen van de Alojamento Local licentie. Natuurlijk hadden we alle papieren mee. Zoals de papieren van de Finanças, het koopcontract, residentie formulier, verzekeringspapieren, formulier met het NIF nummer en paspoort. Daarbij ook een map met nog meer documenten waar eventueel om gevraagd kon gaan worden.
Kom ook hier goed beslagen ten ijs en weet dus welke vorm van Alojamento Local je gaat uitoefenen. Maar ook hoeveel kamers, bedden en gasten je gaat ontvangen. Houdt er rekening mee dat je je nummer doorgaans niet direct mee krijgt. In dit geval konden wij aan de balie terecht. Bij veel gemeenten is het tegenwoordig alleen nog mogelijk om de aanvraag online te doen. De câmara heeft 10 werkdagen de tijd om te beslissen over je aanvraag. Tevens ook om een bezoek bij je af te leggen ter controle van je aanvraag. Tijdens dit bezoek dien je aan alle voorwaarden te voldoen. Lees hier meer over de voorwaarden en vormen van een Alojamento Local.
Tip: controleer zelf van te of alle in te leveren papieren bijgewerkt zijn én het uittreksel van de finanças niet ouder is dan 6 maanden.
Wil jij ook dat ik met je mee ga met jouw rondje instanties? Of wil je weten welke papieren je precies mee moet nemen naar de diverse instanties? Neem dan even contact op voor meer informatie over jouw rondje instanties Portugal.
Zo herkenbaar. Papel, papel.